Managementul timpului

Vrei sa iti folosesti mai bine timpul cand esti la locul de munca? Daca da, sa stii ca nu esti singurul. Toti vrem sa fim cat mai productivi pentru a avansa si a face cariera, dar asta fara a petrece toata ziua la birou.

Managementul timpului inseamna de fapt managementul tau. Inseamna sa faci ceva compromisuri pentru a fi mai organizat, folosind factorul timp in avantajul tau. Haideti sa vedem cateva modalitati de a folosi cat mai bine timpul pe care il petreci la birou.

1- Tine o lista cu ce ai de facut
Fa-ti o lista cu task-urile si obisnuieste-te sa o actualizezi cat de des este nevoie. Pune pe lista si problemele urgente, dar si pe cele care mai pot astepta, pentru ca nu cumva sa uiti iarasi ceva. Poarta lista mereu asupra ta. De asemenea, imparte proiectele in actiuni specifice, pentru a le face mai usor. Spre exemplu, in loc de "Fac un review al performantei angajatilor," scrieti:

-Cauta recordurile de absente printre angajati
-Revizuie dosarele angajatilor
-Citeste despre scopurile fiecaruia
-Evalueaza performanta
-Pregateste documentatia
-Intalneste-te cu angajati pentru a discuta

2- Structureaza-ti timpul
Incluzi in lista un interval de timp in care task-ul trebuie sa fie gata, dar si termenul limita. Daca ordinea in care le faci nu conteaza foarte mult, poti sa mai faci cate ceva in ferestrele de timp disponibile daca termini altceva mai repede.

3- Fixeaza si respecta termenele
Fii realist cand fixezi termene si ai mare grija sa le respecti. Bineinteles ca fiecare task dureaza exact cat ai alocat tu pentru indeplinirea lui. Ati observat cat de repede terminam ceva daca este ultima zi de munca inainte de plecarea in concediu? Cu toate ca se pare ca facem multe cand suntemm sub presiune, este mai bines a avem un plan sis a ne tinem de el.

Evita pierderea de timp

4- Foloseste-ti timpul cu intelepciune
Acceseaza-ti contul de email doar in anumite momente ale zilei si lasa telefonul cu mesageria vocala activate daca nu vrei sa fii deranjat cateva ore. Daca se poate, nu atinge de doua ori aceeasi bucata de hartie si nu zabovi foarte mult asupra unui email. Nu iti deschide mail-ul decat cand ai timp sa il citesti.

5- Organizeaza-te
Organizeaza-ti biroul, hard-ul computerului si fisierele, pentru a putea gasi totul multmai usor si rapid. Pierdem mult prea mult timp pentru a cauta informatie. Benjamin Franklin a spus ceva despre asta: "Un loc pentru orice si toate la locul lor."

6- Nu te abate de la task-ul tau
Fa o zona speciala unde oamenii iti pot lasa ceva. Daca te intorci de la o intalnire si gasesti tot felul de plicuri, scrisori si documente pe calculatorul tau? Inloc sa urmeszi exact programul pe care il ai, vei fi tentat sa te apuci de altceva.

7- Evita intreruperile
Daca ai usa la birou, inchide-o din cand in cand. Sa faci asta inseamna sa obisnuiesti oamenii din jurul tau sa te lase in pace daca usa este inchisa. Daca un coleg vine la tine cand esti foarte ocupat sin u ai timp de palavre, roaga-l sa te lase sa lucrezi in continuare si fixeaza alt moment pentru intalnire.

Munca de echipa

8- Colaboreaza si coopereaza
Colegii se asteapta ca tu sa iti faci treaba la timp, asa ca trebuie sa nu ai intarzieri. Iar tu ai de la ei aceleasi asteptari. Pentru a fii tu in siguranta, trebuie sa aloci proiectului tau mai mult timp decat prevazusei initial si asta deoarece trebuie sa poti verifica absolut tot inainte de a-l preda si a respecta termenul. Ca exemplu, sa spunem ca ai o prezentare pe 30 ale lunii. In acest caz trebuie sa te asiguri ca ai totul gata pana pe 28.

9- Evita refacerile
Daca dai altcuiva un task, fa-o doar daca nu este reponsabilitatea ta sa il termini. Prea multi oameni pierd timp pretios ascultand sau citind proiectele altora.

10- Anuleaza intalnirile inutile
Hotaraste care sunt intrunirile cu adevarat importante. Daca sunt importante, stabileste o agenda si respecta programul. Daca prezenta dumneavoastra nu este imperios necesara, nu participati daca aveti altvceva de facut.

Pastrati-va concentrarea

11- Fii mereu opcupata
Fii mereu pe faza si nu pierde legatura, muncind mereu la ceva. Poate ca doua sau trei proiecte inseamna mai mult decat unul singur, pentru ca ai posibilitatea de a nu face acelasi lucru tot timpul. Sa lucrezi simultan la mai multe proiecte iti asigura o continuitate si nu te lasa sa te plictisesti. De asemenea, esti activ.

12- Alege-ti proiectele cu grija
Asigura-te ca ce muncesti tu reprezinta o valoare pentru companie, dar si ca satisfactia ta este mare. Sa stii ca poti refuza proiecte pe care crezi ca nu le poti duce la indeplinire asa cum trebuie. Profesionistii stiu sa spuna "nu" cand este cazul. Intreaba-te daca poti face acel proiect, daca ai timpul necesar si daca te ajuta in cariera. Vei castiga mai mult respect si experienta doar colaborand la un proiect la care nu te pricepi atat de bine.

13- Nu amana nimic
Este omeneste sa incerci sa amani anumite taskuri ce sunt mai putin placute. Fa-ti programul in asa fel incat daca ai un task ce iti face mai putina placere, sa asezi dupa el unul care iti place. Daca nu iti place sa lucrezi cu cifre, planifica-ti aceste parti din proiect pentru a le rezolva la prima ora.

14- Rasplateste-te
Managementul timpului nu se refera doar la locul de munca si jobul pe care il ai. Inseamna sa stii sa iti programezi si activitati care sa iti incarce bateriile. Rasplateste-te ori de cate ori termini un proiect. Asta poate insemna si o pauza mai lunga de cafea, dupa ce ai primit ok-ul de la conducere, in ceea ce priveste proiectul tau.